Manajemen Sumber Daya Data
Data
merupakan catatan atas fakta. Menurut Sumber : www.wikipedia.com, Data
adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih
memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan,
gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol
lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan,
obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Dalam keilmuan (ilmiah), fakta
dikumpulkan untuk menjadi data. Data
base merupakan suatu gabungan file yang saling berhubungan dan saling
berkoordinasi secara terpusat. Pendekatan data base memberlakukan data
sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan dan
dikelolah oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya satu
departemen saja yang melakukan fungsi tersebut.
Data
yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan Informasi,
pengorganisasian data untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak
diperlukan. Data yang terorganisasi dan saling berkaitan antara satu
sama lainnya merupakan Basis data (database). Sedangkan untuk
mengelola dan mengorganisasikan database yang dibangun dalam suatu
Sistem dibutuhkan suatu pengelolaan database yang di sebut dengan sistem
manajemen basis data (Database management system - DBMS). DBMS
merupakan sofware yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan,
disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data,
mekanisme pemakaian data secara bersama.
Sistem manajemen basis data (SMBD), adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis
data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak
pengguna. Contoh tipikal SMBD adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan
sistem pendukung pelanggan, SMBD telah berkembang menjadi bagian
standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan.
A. Mengelola Sumber Daya Data
Manajemen
data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup
semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat,
mutakhir, aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan
manajemen data mencakup :
a. Pengumpulan data
b. Integritas pengujian
c. Penyimpanan
d. Keamanan
e. Pemeliharaan
f. Organisasi
g. Pengambilan
a. Pengumpulan Data
Pengumpulan dapat dilakukan :
- Dilapangan
- Dari individual
- Melalui metoda manual
- Time Studies
- Surveys
- Observations
- Contributions dari expert
- Menggunakan instrument-instrument dan sensor2
- Transaction processing system (TPS)
- Via electronic transfer
- Dari web site (clickstream)
Sumber-sumber data
- Sumber Data Internal umumnya disimpan dalam data base perusahaan. Data tentang people, products, services, dan processes.
- Data Personal adalah dokumentasi dari expertise pegawai perusahaan umumnya dipelihara oleh pegawai, dalam bentuk :
- Estimasi penjualan
- Opini tentang para pesaing
- business rules
- Procedures
- Dls.
- Sumber data External dapat berasal dari database komersial ataupun laporan-laporan Pemerintahan
- Internet dan Commercial Database Services dapat diakses melalui internet.
b. Integritas Pengujian
Integritas
data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS (Data base Manajemen
system). Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah
kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah
database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan Beberapa
masalah kualitas data disebabkan oleh redudansi dann ketidakkonsistenan
data yang dihasilkan oleh lingkungan file tradisional. Masalah kualitas
data seperti kesalahan dalam penulisan nama, angka yang tertukar, atau
kode yang salah atau hilang. Analisis kualitas data dimulai dengan audit
kualitas data, yaitu suatu penyelidikan terstruktur mengenai ketetapan
dan level kelengkapan data dalam sistem informasi. Data cleasing dan
data scrubbing terdiri dari aktivitas untuk mendikteksi dan mengkoreksi
data dalam database atau file yang salah, tidak lengkap belum diformat
atau pengulangan data.
c. Penyimpanan Data
Penyimpanan
adalah aktivitas sistem informasi di mana data dan informasi disimpan
dalam suatu cara yang terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari.
Untuk tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam
kategori berikut:
- Field adalah sekelompok karakter yang menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal, atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang adalah merupakan suatu field.
- Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar gaji karyawan, pada umumnya berisi beberapa field, seperti nama mereka, nomor jaminan sosial, departemen/unit kerja, dan gaji.
- File adalah suatu kumpulan dari record yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar gaji berisi record gaji untuk semua karyawan suatu perusahaan.
- Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari file yang saling berhubungan.
- Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan karyawan.
Penyimpanan data meliputi :
- Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device)
- Suatu
organisasi / penyusunan data di suatu medium enyimpanan yang terdiri
dari suatu catatan mengikuti satu atatan lain dalam suatu urutan
tertentu .
- Contoh pita magnetik yg digunakan untuk menyimpan data omputer memiliki bentuk fisik yg sama dengan pita audio.
- Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device)
- Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan.
- DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan digunakan sebagai media input.
d. Keamanan
Keamanan
data telah menjadi bagian dari pengembangan teknologi informasi
mengingat bahwa berjuta-juta bit informasi telah dipertukarkan dalam
jaringan komputer terutama di internet. Masalah keamanan data dapat
diklassifikasi kedalam beberapa dimensi. Suatu situs komersial misalnya
harus memenuhi persayaratan berikut ini.
- Secrecy: kategori kemanan komputer yang meliputi perlindungan data/informasi terhadap akses dari pihak-pihak yang tidak berhak serta masalah keaslian (autentik) dari sumber data/informasi. Masalah secrecy berkaitan dengan proses enkripsi-dekripsi serta proses autentikasi.
- Integrity: kategori keamanan data yang menjamin bahwa data tidak terganggu selama proses transfer dari sumber ke tujuan melalui saluran-saluran komunikasi. Masalah integrity berkaitan dengan bagaimana melindungi data dari penyusup yang berusaha masuk ke sumber data, atau menyusup dalam jaringan data, untuk mengubah dan merusak. Masalah virus yang bisa menghancurkan data juga menjadi bagian dari integrity.
- Availability: kategori keamanan data yang bisa mempertahankan sumber informasi agar selalu sedia dan aktif melayani para penggunanya. Masalah availability berkaitan dengan usaha melindungi server dari gangguan yang bisa menyebabkan server gagal memberi pelayanan (denial of service / DOS).
Jenis Keamanan Data
Keamanan data ada beberapa macam, diantaranya Enkripsi, Firewall, Secure Socket Layerv, Kriptografi, Pretty Good Privacy.
- Enkripsi adalah sebuah proses yang melakukan perubahan sebuah kode dari yang bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca). Enkripsi juga dapat diartikan sebagai kode atau chipper.
- Firewall adalah suatu keamanan yang bersifat seperti sebuah filter yang bertujuan untuk menjaga (prevent) agar akses (ke dalam atau ke luar) dari orang yang tidak berwenang tidak dapat dilakukan.
- Secure Socket Layerv adalah suatu bentuk penyandian data sehingga informasi rahasia seperti nomor kartu kredit atau kontrol autentikasinya tidak dapat dibaca atau di akses oleh pihak lain selain pemiliknya daan server (pemilik servis).
- Kriptografi adalah seni menyandikan data. Menyandikan tidak harus berarti menyembunyikan meskipun kebanyakan algoritma yang dikembangkan di dunia kriptografi berhu bungan dengan menyembunyikan data.
- Pretty Good Privacy adalah salah satu algoritma keamanan komunikasi data melalui internet untuk komunikasi harian semacam electronic mail. PGP merupakan gabungan antara sistem pembiatan digest, enkripsi simetris dan asimetris.
e. Pemeliharaan data
Pemeliharaan
data perlu dilakukan untuk mencapai data yang berkualitas dan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini termasuk penting karena berpengaruh
pada pengambilan keputusan perusahaan.
f. Organisasi data
Perusahaan menyimpan data dalam jumlah yang besar di system informasi
berbasis computernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitru
banyak transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data
tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa
adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat
menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, kondep data telah di
pecah dan dikurangi menjadi konsep – konsep yang lebih kecil. Konsep –
konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok – balok pembangun
yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam
suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.
g. Pengambilan
Setelah dilakukan pengumpulan, pengujian, penyimpanan, keamanan ,
pemeliharaan, dan organisasi, langkah selanjutnya adalah pengambilan
data yang di butuhkan perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis yang
sesuai.
Database telah mengalami perkembangan sejalan dengan penelitian-penelitian para ahli, ada beberapa model database :
- Hierarchical database
Adalah merupakan kumpulan record yang dihubungkan satu sama lain yang membentuk struktur pohon
- Network Database
Database yang terbentuk dari sekumpulan record yang membentuk relasi dalam bentuk ring
- Relational Database
Berisi
kumpulan tabel, dimana setiap tabel mempunyai nama dan struktur yang
unik. Dalam setiap tabel, masing-masing record data diorganisasikan
dalam struktur yang sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi
penghubung antara satu dengan lainnya
- Web Warehause
Data
warehouse (gudang data) merupakan sebuah database dengan peralatan
pembuatan laporan dan query yang menyimpan data kini dan data historis
secara terpusat,biasanya digunakan untuk menyajikan laporan dan
melakukan analisis guna mendukung pengambilan keputusan manajerial.
Membuat Basis Data
Konsepnya, proses pembuatan sebuah data base melibatkan 3 langkah utama, yaitu :
- menetukan kebutuhan data, berdasarkan pendekatan yang berorientasi pada proses dan pemodelan perusahaan.
- menguraikan data tersebut
- memasukkan data ke dalam basis data
Masalah-maslah dalam lingkungan File
Setiap
aplikasi memerlukan file sendiri dan program komputer sendiri untuk
beroperasi. Proses ini terjadi ke berbagai file utama yang diciptakan,
dipelihara, dan dioperasikan secara terpisah oleh divisi atau departemen
dan berlangsung 5 sampai 10 tahun, organisasi ini akan dipenuhi dengan
ratusan program dan aplikasi yang sangat sulit untuk dijaga dan
dikelola. Masalah-masalah itu antara lain:
- Redudensi Data dan Inkonsistensi
Adalah
kehadiran duplikasi data (pengulangan data) dalam berbagai file data.
Jadi beberapa data yang sama disimpan dilebih dari satu tempat atau
lokasi. Hal ini berakibat perusahaan sulit menciptakan menajemen
hubungan pelanggan, manajemen rantai penawaran, atau sistem perusahaan
yang mengintegrasikan data dari sumber daya yang ada.
- Ketergantungan Program Data
Ketergantungan
program data berarti pasangan data yang disimpan dalam file dengan
program soecifikasi yang dibutuhkan untuk meng-update dan memelihara,
jika merubah programnya membutuhkan prubahan data.
- Kurang fleksibel
Sistem
file tradisional tidak dapat memberikan laporan atau respon ad hoc
untuk kebutuhan informasi yang tidak terantisipasi secara tepat waktu.
- Kurang pengamanan
Sumber : http://gadis22.blogspot.com, www.wikipedia.com
0 komentar:
Speak up your mind
Tell us what you're thinking... !